[แปล] ว่าด้วยเรื่องของ Cross functional team

จากบทความเรื่อง The importance of size and proximity แปลมาจากบทความที่เป็นภาษาสวีเดนอีกที อธิบายเกี่ยวกับทีมทั้งจำนวนคนในทีม และ ความใกล้ชิดของคนในทีม ซึ่งมันจะสะท้อนถึงการทำงานร่วมกันของทีม ดังนั้นจึงนำมาแปลและสรุปสิ่งที่น่าสนใจไว้นิดหน่อย

ถ้าทีมมีขนาดใหญ่

ถ้าแต่ละคนในทีมอยู่ห่างกันมาก ถ้าแต่ละคนในทีมอยู่ต่างที่ ต่างประเทศกัน ถ้าแต่ละคนในทีมทำงานแบบ part time ถ้าทีมต้องการผู้เชี่ยวชาญมากมายมาช่วยเหลือ มันจะส่งผลให้ขั้นตอนการทำงานซับซ้อนเป็นอย่างมาก ซึ่งเป็นต้นเหตุของปัญหามากมายตามมา !!

แต่เมื่อนำเอาแนวคิด Agile มาปรับใช้งาน

ไม่ว่าจะเป็น Scrum, Kanban, Lean UX เน้นไปที่การทำงานร่วมกันของคน ที่มีความสามารถที่หลากหลายและแตกต่างกัน (T-shaped skills) ซึ่งเป็นความสามารถที่จำเป็นต่อการสร้าง product นั้น ๆ เมื่อมารวมกันแล้วสามารถทำงานร่วมกัน เพื่อที่จะเปลี่ยนจากสิ่งที่คิดมาเป็น product ซึ่งพร้อมที่จะ release หรือปล่อยออกไปให้ผู้ใช้งานใช้ได้เลย โดยเรียกทีมลักษณะนี้ว่า Cross functional team แสดงดังรูป

โดย Cross functional team จะมีขั้นตอนการทำงานที่เรียบง่ายมาก ๆ ดังนี้

• มีสมาชิกประมาณ 3-5 คน ซึ่งต้องมีความรู้และประสบการณ์ในงานนั้น ๆ
• สมาชิกต้องทำงานแบบ Full time เสมอ และต้องทำงานที่ product นี้แบบ 100% ไปเลย ห้ามมีงานอื่นมาแทรกหรือขัดจังหวะโดยเด็ดขาด
• สถานที่การทำงานของทีมควรเป็นห้องขนาดใหญ่และสะดวก เพื่อเปิดให้ทีมได้แบ่งปันและเรียนรู้ให้ได้มากที่สุด โดยควรมี whiteboard เพื่อใช้วาดเขียนสิ่งต่าง ๆ ซึ่งจำเป็นต่อการพูดคุยอย่างมาก (Communication) และ โต๊ะเก้าอี้ที่สามารถเคลื่อนย้ายได้ง่ายเพื่อให้ทีมสามารถโยกย้ายปรับเปลี่ยนพื้นที่การทำงานตามที่ต้องการ (Self-reorganize)
• ให้ทีมพูดคุยโดยตรงกับผู้ใช้งานจริง ๆ อยู่บ่อย ๆ เพื่อให้ทีมได้รับ feedback โดยตรงและรวดเร็ว ดังนั้นจำเป็นต้องส่งมอบงานบ่อย ๆ (Deliver in small increament)
• ทีมควรกำหนดเป้าหมายให้ตรงกัน ดังนั้นควรหยุดมาพูดคุยกัน รับฟังความคิดเห็น เพื่อแก้ไขและปรับปรุงให้การทำงานของทีมดีขึ้นอยู่อย่างบ่อย ๆ

เป็นรูปแบบการทำงานที่มีขั้นตอนที่เรียบง่าย ไม่เยอะ เพราะว่าทุกคนนั่งทำงานด้วยกัน ไม่มีงานมาแทรกหรือรบกวน ทำให้เกิดการพูดคุย และ แลกเปลี่ยนประสบการณ์ ตลอนจนเปิดให้ทุกคนได้เรียนรู้ซึ่งกันและกัน

แต่บ่อยครั้งมักพบว่า มันไม่ได้เป็นแบบนี้เลย !!

ซึ่งทำให้เกิดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน หรือ มี overhead สูง นั่นคือที่มาของปัญหาอีกมากมาย เช่น

• สมาชิกแต่ละคนทำงานแยกกันคนละที่
• สมาชิกแต่ละคนมีงานแทรกและถูกขัดจังหวะจากงานอื่น ๆ
• มากคนมากความ !!

จำนวนสมาชิกของทีม ซึ่งส่งผลต่อการพูดคุย นั่นคือทำให้มีขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนขึ้น จำนวนเยอะใช่ว่าจะไม่ดีนะ มันขึ้นอยู่กับคุณว่า พร้อมรับมือกับมันหรือไม่ ? แสดงรูปแบบการพูดคุยของทีมดังรูป คำถามที่น่าสนใจคือ ทีมสามารถมีจำนวนเยอะ ๆ ได้ไหม ? ตอบได้เลยว่า ได้ แต่ควรเตรียมรับมือกับมันด้วยเสมอ เพื่อลด หรือ ไม่ให้เกิดปัญหาตามมา คำถามต้องมาคือ จะลดจำนวนสมาชิกในทีมอย่างไร ? ก่อนอื่นทีมต้องมั่นใจก่อนว่า สมาชิกที่เหลือนั้นมีความสามารถเพียงพอ ที่จะสร้าง product ได้หรือไม่ ? ถ้ามั่นใจคุณก็สามารถลดจำนวนสมาชิกลงได้ สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ The importance of size and proximity

น่าจะพอทำให้เห็นรายละเอียดและเหตุผลของ Cross functional team นะครับ ว่าจะรับมือกันอย่างไรบ้าง ?