สรุปจากการอ่านหนังสือ Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days

วันนี้ระหว่างเดินทางกลับจากเชียงใหม่ เดินผ่านร้านหนังสือในสนามบิน เห็นหนังสือชื่อว่า Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days เพียงแค่เห็นชื่อหนังสือเท่านั้นแหละ หยิบไปจ่ายเงินเลย ทั้ง ๆ ที่ไม่ได้เปิดดูเนื้อหาในหนังสือเลย แต่เมื่ออ่านไปได้ 3 บท ก็ต้องหยุด และ มาสรุปกันเลยทีเดียว !!

เริ่มด้วยโครงสร้างของหนังสือ หรือ ของ Sprint นั่นเอง

แสดงดังรูป เริ่มด้วยที่มาที่ไปของคำว่า Sprint หรือรอบการทำงาน ว่าทำไมต้อง Sprint ละ 5 วัน ? โดยมาจากการลองผิดลองถูก ตั้งแต่รอบละ 2-4 สัปดาห์ พบว่า รอบการทำงานมันยาวนานเกินไป และไม่ได้ผลที่ต้องการเมื่อจบ Sprint การทำงาน หรือได้รับ feedback จากผู้ใช้งานจริง ๆ ช้าไป บางครั้งจมอยู่กับปัญหา และ ไม่ focus ในเป้าหมาย อันเนื่องมาจากเป้าหมายมันใหญ่ และ เยอะจนเกินไป !!

จากนั้นทำการแนะนำการเตรียมตัวก่อนเริ่มเข้า Sprint เรียกว่า Set the stage

ต้องประกอบไปด้วยสิ่งต่าง ๆ ดังนี้

1. เป้าหมายที่ชัดเจนและมีความท้าทายด้วย (Challenge)
2. ทีมงานที่ลงตัว (Team)
3. มีการจัดการเวลาที่ดี และ พื้นที่การทำงานที่เหมาะสม สำหรับการทำงานของ Sprint (Time and Space)

ถือว่าเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมาก เนื่องจากถ้าไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน และ ท้าทาย งานนั้นก็ไม่น่าทำ ในแต่ละ Sprint ควรมีปัญหา และ ความท้าทายที่ใหญ่ ถ้างานมันง่ายไป ใคร ๆ ก็ทำได้แล้ว ผลที่ออกมามันจึงไม่ชัดเจน !! ที่สำคัญไม่มีปัญหาที่ใหญ่ไปกว่า 1 Sprint หรือ 5 วัน ดังนั้นสิ่งที่ทีมต้องรู้และเข้าใจ คือ เป้าหมายที่ชัดเจน และในแต่ละ Sprint ทีมจะต้องเรียนรู้จากมุมมองของ product สุดท้าย ซึ่งทำให้ทีมเห็นว่า สิ่งที่ทำนั้นยังอยู่ในเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่นั่นเอง เนื่องจากถ้าไม่มีทีมงานที่ลงตัว มีความพร้อม มีความสามารถในด้านต่าง ๆ ที่จำเป็น ก็ไม่สามารถทำงานที่ดีออกมาได้ แถมมีเวลาเพียง 5 วันเท่านั้น !! ดังนั้นความสามารถของคนในทีมต้องแจ่มเช่นกัน ซึ่งต้องประกอบไปด้วยคนที่มีหน้าที่ต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

• คนที่ตัดสินใจได้ (Decider)
• คนที่คอยกำหนดจังหวะต่าง ๆ ของการทำงาน (Facilitator)
• Expert domain ในเรื่องต่าง ๆ ที่จำเป็นต่องานที่กำลังทำ เช่น การเงิน การตลาด เกี่ยวกับลูกค้าสัมพันธ์ เทคโนโลยี และ การออกแบบ เป็นต้น

ทีมจะต้องทำงานกันเป็นทีมเสมอ

เนื่องจากถ้าไม่มีการจัดการเรื่องเวลาที่ดี ก็จะวางแผนอะไรไม่ได้เลย เช่นการประชุม และ สิ่งรบกวนต่าง ๆ สิ่งที่ผมชอบมาก ๆ คือ การอธิบายว่า สาเหตุที่งานไม่คืบหน้าเลย หรือ productivity แย่มาก ๆ เนื่องจากมีสิ่งรบกวนมากมายตลอดทั้งวัน เช่น การประชุม, email, มือถือ รวมไปถึงงานแทรกต่าง ๆ มากมาย แสดงดังรูป ดังนั้น การทำงานใน Sprint 5 วันนั้น จำเป็นต้องเปลี่ยนจังหวะการทำงานใหม่ โดยให้เริ่มทำงานตั้งแต่ 10.00 - 17.00 น. ช่วงที่หายไป คือ

• 9.00 - 10.00 น. ให้ทุกคนเตรียมตัวก่อนเริ่มทำงาน
• 17.00 - 18.00 น. ให้ทุกคนหยุดทำงาน พักเหนื่อยก่อนกลับ อย่าลืมว่าต้องทำงานกันทั้งสัปดาห์

ห้ามมีสิ่งรบกวนต่าง ๆ ในระหว่างการทำงานด้วย นั่นคือ ทุกคนในทีมจะต้อง focus ในงานสูงมาก ๆ รวมทั้งมีการพักผ่อนระหว่างการทำงานด้วย แสดงดังรูป ในหนังสือแนะนำเรื่อง The no-device rule นั่นคือ ให้ทุกคนปิดโทรศัพท์ และ สิ่งรบกวนต่าง ๆ หรือถ้าจะรับโทรศัพท์ หรือ chat ก็ให้ออกไปข้างนอก ไม่ใช่เล่นไป คุยไป ทำงานไป เพื่อให้ทุกคนมีสมาธิกับงานที่ทำ เนื่องจากถ้าไม่มีการจัดเตรียมพื้นที่การทำงานที่เหมาะสม ก็ไม่สามารถทำงานร่วมกันได้ เช่น ห้อง โต๊ะ เก้าอี้ พวก whiteboard และ อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่พร้อมจะเปลี่ยนแปลงและเคลื่อนย้ายอยู่ตลอดเวลา

Good workspace not to be Fancy

โดยในหนังสือเน้นมาก ๆ เรื่อง whiteboard ที่สามารถเคลื่อนย้ายได้ เนื่องจากทุก ๆ อย่างต้องแสดงออกมาให้ทุกคนเห็น ห้ามซ่อนโดยเด็ดขาด เช่น ความคิดเห็น การออกแบบ การทำงานของระบบ รวมไปถึงโครงสร้างของระบบ ให้เขียนลงใน Whiteboard ทั้งหมด รวมทั้งการพูดคุยและการประชุมต่าง ๆ เนื่องจากสมองของคนเราไม่สามารถจดจำอะไรได้มาก และ นาน ดังนั้น ก่อนเริ่ม Sprint อย่าลืมตรวจสอบ Whiteboard กันนะ

มีคำถามที่น่าสนใจ คือ งานแบบไหนที่เหมาะกับการทำงานเป็น Sprint ?

คำตอบในหนังสือคือ เหมาะสำหรับงานทุกประเภทนั่นแหละ ถ้ารู้ว่ามันคืออะไร ? ถ้ารู้ว่ามันสำคัญอย่างไร ? ถ้ารู้ว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญ ? เนื่องจากการทำงานในช่วงสั้น ๆ มันทำให้เรา focus กับงานนั้น ดังนั้น จะไม่มีเวลามา drama กันหรอกนะ

ต่อมาทำการอธิบายว่า ในแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง

โดยมีเป้าหมายว่า ในวันสุดท้ายจะต้องทำการทดสอบกับผู้ใช้งานจริง เพื่อเรียนรู้ว่า สิ่งที่ทำมาทั้ง 4 วันนั้น มันใช่หรือไม่ และควรจะปรับปรุง เปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง ซึ่งตรงนี้กำลังอ่านอยู่เลย แต่สามารถสรุปคร่าว ๆ ได้ดังนี้

1. วันจันทร์ ทำความเข้าใจกับเป้าหมาย และ ปัญหา เพื่อให้เห็นว่าอะไรที่สำคัญ และกำลังจะทำอะไรกัน
2. วันอังคาร ทำการคิดและเขียน solution ต่าง ๆ ออกมา ซึ่งเขียนบนกระดาษ
3. วันพุธ ทำการตัดสินใจว่าจะทำอะไร เพื่อเปลี่ยนจากแนวคิดมาเป็นสิ่งที่สามารถนำไปทดสอบได้
4. วันพฤหัสบดี ทำการสร้างและพัฒนาออกมาเป็น prototype ที่ใช้งานจริงได้
5. วันศุกร์ ทำการทดสอบกับผู้ใช้งานจริง ๆ

โดยรวมแล้วเป็นหนังสือแบ่งปันประสบการณ์ที่ดีมาก

ได้เห็นและเข้าใจที่ไปที่มาของแนวคิด ว่าลองผิดลองถูกมาอย่างไรบ้าง และเป็นหนึ่งแนวทางของการทำงานเท่านั้น เพื่อทำให้คุณทำงานได้อย่างรวดเร็ว และทำให้คุณมั่นใจได้ว่า สิ่งที่ทำมันยังอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง ใครสนใจก็ลองไปซื้อหามาอ่านกันได้ ผมว่าหลาย ๆ คนน่าจะชอบนะครับ Reference Websites http://www.thesprintbook.com/